Praca zdalna: nowe przepisy wpłyną na koszty pracodawców

Ustawa covidowa przewiduje możliwość wykonywania pracy w formie zdalnej, przy czym zawiera tylko podstawowe jej regulacje. Ustawa wskazuje, że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca, a pod pewnymi warunkami przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę. Co jednak z kosztami zużycia prywatnego sprzętu dla celów służbowych czy kosztami energii elektrycznej? Tego ustawa covidowa bowiem nie reguluje.

Kwestię kosztów porusza projekt ustawy o zmianie Kodeksu pracy. Zgodnie z jego założeniami, pracodawca jest zobowiązany pokryć:

• koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• koszty energii elektrycznej, a także niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych,
• inne niż wskazane powyżej koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi, regulaminie, który określają przepisy pracy zdalnej, poleceniu pracodawcy odnośnie wykonywania pracy zdalnej albo porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Zgodnie z proponowanymi zmianami, strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, przy czym pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, przysługiwać ma w takiej sytuacji ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Tutaj nastąpiła zmiana w porównaniu do poprzedniej wersji projektu, która przewidywała, że wysokość ekwiwalentu będzie określona w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Zamiast pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu, projekt przewiduje możliwość wypłaty ryczałtu, którego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Nie oznacza to oczywiście całkowitej dowolności w zakresie ustalania wysokości wydatków, jakie poniesie pracodawca. Nowe przepisy wyraźnie wskazują, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału i jego ceny rynkowe, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty dostępu do łączy telekomunikacyjnych.

Z obecnego brzmienia projektowanych przepisów bez wątpienia wynikają obowiązki pracodawcy co do pokrycia wskazanych w ustawie kosztów. Nie należy jednak zapominać o tym, iż pracodawca może umówić się z pracownikami na pokrycie innych, bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej kosztów.

Jakie to koszty? Ustawodawca nie sprecyzował ich w projekcie ustawy i pozostawił katalog otwarty. Z jednej strony takie ogólne wskazanie może rodzić wątpliwości interpretacyjne, co tak naprawę może należeć do takich kosztów, z drugiej jednak strony ustawa jest stosowana powszechnie, a takie uniwersalne pojęcie jest użyteczne o tyle, że koszty mogą się różnić w zależności od rodzaju wykonywanej pracy. Ciężar działania zostanie więc w tym przypadku przeniesiony na pracodawców i pracowników, którzy będą musieli szczegółowo uregulować tę kwestię między sobą.

Źródło: bcc.org.pl